Como muitos outros, leio e respondo centenas de e-mails todas as semanas, há anos. E como acontece com qualquer coisa – alguns e-mails são muito melhores que outros. Alguns e-mails realmente se destacam porque a pessoa reservou um tempo para pesquisar ou compartilhou sua solicitação rapidamente. Há muitas coisas que podem transformar um e-mail de bom a ótimo e, neste post, vamos abordá-las.
O que você vai encontrar aqui:
As melhores ferramentas para e-mail
O que dizer em vez de “Informe-me se tiver alguma dúvida” e “Informe-me”
Um modelo de e-mail para economizar 20 horas em sua semana de trabalho
Como dizer não às reuniões e solicitações de reunião
Um modelo para projetos ou tarefas de trabalho em evolução
A melhor maneira de enviar um e-mail de introdução
7 frases simples para definir melhores limites
Em primeiro lugar, tudo é diferente com as ferramentas certas. Existem tantas ferramentas que podem ajudar com e-mail – as principais auxiliam na gramática (nunca mais e-mails fora do mesmo tipo), clareza (torna seus e-mails mais curtos, com maior probabilidade de serem lidos) e velocidade (escreva seus e-mails mais rápido e salve você mesmo tempo). Aqui estão alguns de cada:
Gramática – evite erros de digitação, fale com confiança e clareza
A primeira ferramenta que todos que escrevem e-mails deveriam usar é Grammarly. Com uma poderosa versão gratuita, Grammarly evita que você envie e-mails com erros de digitação embaraçosos. Mais do que isso, na conta Grammarly Pro a ferramenta pode te ajudar a deixar seu tom mais confiante (retirando “eu acho”) e usar palavras mais descritivas e claras.
Expansor de texto – salve modelos para escrever e-mails com mais rapidez
Se você ainda não experimentou o TextExpander, terá uma surpresa. Eles têm uma ferramenta muito fácil de usar que permite criar seus próprios atalhos de teclado para textos que você escreve com frequência. Pegue alguns dos modelos que temos abaixo e adicione-os ao TextExpander para que você possa usá-los facilmente enquanto envia e-mail.
Ellie – faça com que a IA escreva e-mails para você
Se você já experimentou alguma ferramenta de criação de conteúdo de IA, sabe que ela pode ser muito poderosa. Ellie é uma ferramenta que se integra ao Gmail e aprende seu tom para ajudar a escrever e-mails para você. Vale a pena tentar se você deseja economizar tempo e terceirizar alguns de seus e-mails para os robôs.
Chat GPT — tenha ajuda da IA para formular algo
Por fim, ChatGPT é uma excelente ferramenta multifuncional para auxiliar na elaboração de e-mails. Se você não souber como escrever algo, peça ao ChatGPT que escreva um primeiro rascunho do e-mail para você. Certifique-se de editá-lo para sua própria voz e precisão, mas o ChatGPT pode salvar sua vida para escrever e-mails mais rapidamente quando você pegar o jeito.
Agora que você tem as ferramentas certas instaladas, vamos passar para os modelos e snippets que o ajudarão a enviar e-mails melhores e a navegar facilmente pela sua caixa de entrada.
Substitua “por favor, deixe-me saber/avise-me se tiver alguma dúvida” por uma pergunta direta
Uma das frases mais comuns que digito em e-mails é “Informe-me se tiver alguma dúvida” no final do meu e-mail. Mas esta não é uma frase muito envolvente. Então, qual é a melhor maneira de dizer a mesma coisa?
Chris Gallo, do Support Ops, tem uma maneira interessante e aplicável de analisar o resumo tão comum dos e-mails que enviamos. Normalmente escolhemos uma dessas assinaturas padronizadas.
“Por favor, deixe-me saber se você tem alguma dúvida.”
“Se você tiver qualquer outro problema, é só me avisar.”
“Se precisar de mais alguma coisa, por favor me avise.”
Compare isso com a forma como você encerra conversas na vida real. Gallo ressalta que nenhum de nós fala assim com amigos e familiares; por que deveríamos falar dessa maneira por e-mail?
Perhaps the best example Gallo cites is this one:
“Se precisar de mais alguma coisa, por favor me avise.” Devo precisar de mais alguma coisa? Vou precisar de mais alguma coisa em breve? Você está dizendo que sou carente?
Em vez das respostas padrão, tente estas perguntas diretas, que soam mais humanas e parecem mais coloquiais.
Isso ajuda você?
Isto respondeu a sua pergunta? E isso faz sentido?
Mais alguma coisa em que eu possa ajudar hoje?
Um modelo de e-mail para economizar 20 horas em sua semana de trabalho
O autor Robbie Abed acessou o LinkedIn para compartilhar alguns e-mails que ele usou com sucesso para reduzir sua semana de trabalho de 60 para 40 horas.
Aqui está o e-mail número um, que será enviado na segunda-feira.
Assunto: Meu plano para a semana
Jane,
Depois de revisar minhas atividades, aqui está meu plano para a semana em ordem de prioridade. Deixe-me saber se você acha que devo priorizar novamente:
Principais atividades planejadas para a semana
1) Termo de abertura completo do Projeto X
2) Concluir o relatório de análise financeira iniciado na semana passada
3) Iniciar o Projeto X – requer planejamento e preparação da criação de documentação. Agendado para quinta-feira.
Itens em aberto que irei analisar, mas que não serão concluídos esta semana
1) Coordenar atividades para o encerramento financeiro de final de ano
2) Pesquise o produto Y para nossa equipe de serviço compartilhado
Deixe-me saber se você tiver algum comentário. Obrigado!
—Robbie
A intenção clara aqui é definir a expectativa para a próxima semana e dar ao supervisor uma compreensão clara do que você está fazendo.
Depois, na sexta-feira, você envia um segundo e-mail, resumindo o que você concluiu durante a semana e anotando quaisquer itens em aberto que precisem de mais atenção ou acompanhamento dos colegas.
A ideia aqui é simples: definir expectativas no início da semana e segui-las no final da semana. De acordo com Abed, isso fornece limites claros para o seu tempo, mostra ao seu supervisor que você é responsável e organizado e – se tudo correr conforme o planejado – pode tirar você do escritório na sexta-feira sem ter feito nenhuma hora extra.
(Aqui está um exemplo de guia por e-mail para operações de suporte do Chase Clemons, que contém muitos exemplos, mas é interessante.)
Tentaremos abordá-lo com seus e-mails nas últimas semanas e dizer que você pode desarmar sem iniciar. Definitivamente senti a necessidade de terminar com um chavão simbólico, em vez de um “Isso ajuda você?”
Felizmente, fica mais fácil quanto a você ou eua. Há muitas conversas significativas que, em outras palavras, nada têm a ver com elas.
O que dizer em vez de “Avise-me se tiver alguma dúvida”
Embora e-mail possa ser visto como uma perda de tempo, também pode fazer o oposto. O autor Robbie Abed acessou o LinkedIn para compartilhar alguns e-mails que ele usou com sucesso para reduzir sua semana de trabalho de 60 para 40 horas.
Aqui está o e-mail número um, que será enviado na segunda-feira.
Assunto: Meu plano para a semana
Jane,
Depois de revisar minhas atividades, aqui está meu plano para a semana em ordem de prioridade. Deixe-me saber se você acha que devo priorizar novamente:
Principais atividades planejadas para a semana
1. Termo de abertura completo do Projeto X
2. Conclua o relatório de análise financeira iniciado na semana passada
3. Iniciar o Projeto X – requer planejamento e preparação da criação de documentação. Agendado para quinta-feira.
Itens em aberto que irei analisar, mas que não serão concluídos esta semana
1. Coordenar atividades para o encerramento financeiro de final de ano
2. Pesquise o produto Y para nossa equipe de serviço compartilhado.
Deixe-me saber se você tiver algum comentário. Obrigado!
Robbie
A intenção clara aqui é definir a expectativa para a próxima semana e dar ao supervisor ou gerente uma compreensão clara do que você está fazendo.
Então, no final da semana, você envia um segundo e-mail, resumindo o que você concluiu durante a semana e anotando quaisquer itens em aberto que precisem de mais atenção ou acompanhamento dos colegas.
A ideia aqui é simples: definir expectativas no início da semana e segui-las no final da semana. De acordo com Abed, isso fornece limites claros para o seu tempo, mostra ao seu supervisor que você é responsável e organizado e, se tudo correr conforme o planejado, pode tirar você do escritório no final da semana, sem ter trabalhado nenhuma hora extra. .
Use modelos e snippets de e-mail que agilizam suas respostas
Semelhante à ideia do TextExpander na seção anterior, você pode salvar modelos completos e trechos de e-mail em muitas ferramentas de e-mail para facilitar o envio de e-mails semelhantes. Por exemplo, recebo muitos pedidos para escrever posts de convidados para o blog do Buffer. Temos uma postagem inteira no blog sobre como escrever para o Buffer, que tenho em um modelo que posso enviar facilmente para qualquer pessoa que me sugerir um guest post.
Crie modelos de e-mail no Gmail
Para o Gmail, você precisa ativar os modelos antes de criá-los. Vá em “ver todas as configurações” e depois em “avançado”. Você verá uma seção para “modelos” onde poderá clicar em “ativar” para ter acesso aos modelos.
Depois de ter os modelos, é fácil criar e inserir modelos para o Gmail.
No Compose no Gmail, basta adicionar seu novo modelo
Clique em Mais e depois em Modelos
Você pode então salvar o rascunho como modelo
Para inserir modelos, siga as mesmas etapas, exceto escolher Inserir modelo e selecionar no modelo salvo.
Crie modelos de e-mail no Outlook
Você também pode criar modelos de email no Outlook. Não há necessidade de ativar nenhum recurso, basta começar a escrever um novo e-mail. De lá:
Digite o texto que você gostaria que fosse seu modelo
Em seguida, clique em Arquivo seguido de Salvar como
Na caixa de diálogo Salvar como, na lista Salvar como tipo, clique em Modelo do Outlook.
Na caixa Nome do arquivo, digite um nome para o seu modelo e clique em Salvar.
Para inserir um dos seus modelos de e-mail no Outlook:
Selecione Novos itens > Mais itens > Escolher formulário.
Na caixa de diálogo Escolher Formulário, em Examinar, clique em Modelos de Usuário no Sistema de Arquivos.
Selecione o modelo e clique em Abrir.
E é isso!
Algumas ideias para modelos de e-mail
Você pode incluir muitos dos trechos de e-mail que mencionamos nesta postagem do blog como modelos de e-mail. Além disso, observe os e-mails que você envia com mais frequência ou os e-mails onde não precisa alterar muitas palavras. Todos esses são ótimos candidatos para se tornarem modelos de email.
Como dizer não às reuniões e solicitações de reunião
Um dos e-mails mais comuns são convites para reuniões e solicitações de reuniões. Quer você já esteja em muitas reuniões, tenha uma agenda lotada ou esteja tentando trabalhar de forma mais assíncrona, aqui estão algumas maneiras de dizer não às reuniões e solicitações de reunião.
Peça-lhes que enviem mais informações antes do encontro
Às vezes, as pessoas oferecem uma reunião de 30 ou 60 minutos antes de compartilhar mais contexto. Talvez com esse contexto você não precisasse da reunião (é triste e verdade que muitas reuniões poderiam ter sido por e-mail). Aqui está uma maneira de dizer isso:
Antes de marcarmos uma reunião, gostaria de aprender um pouco mais sobre o assunto. Você pode me enviar mais informações por e-mail? Vou revisar e então podemos continuar a partir daí.
Diga a eles que você não está participando de reuniões
Algo que experimentei quando tive muitas reuniões foi ser transparente com as pessoas com quem estava colaborando e que atualmente estava em muitas reuniões. Todos com quem compartilhei isso, mesmo aqueles que eu não conhecia bem, reagiram muito bem à minha abertura e ficaram felizes em compartilhar mais por e-mail ou por meio de uma ferramenta como o Loom, em vez de se reunirem.
Aqui está o que escrevi:
No momento, não posso adicionar mais reuniões à minha agenda, mas ficaria feliz em saber mais de outra maneira. Você consegue compartilhar mais por e-mail ou por uma ferramenta de vídeo como o Loom em vez de fazer reuniões?
E se eles ficarem com raiva por você ter dito não?
Na pior das hipóteses, onde você diz não e a outra pessoa fica chateada e transforma isso em um conflito, aqui está uma estrutura útil do High Conflict Institute para se manter em mente. Chama-se BIFF. Significa: Breve, Informativo, Amigável, Firme.
Ao responder, seja breve, informativo, amigável e firme. Se você incorporar cada um desses elementos, você terá uma comunicação clara, e o objetivo desta estrutura é encerrar rapidamente a troca.
Um modelo para projetos ou tarefas de trabalho em evolução
Outro e-mail difícil de enviar é quando você precisa recusar projetos ou tarefas de trabalho. Existem alguns motivos pelos quais você pode recusar um novo projeto no trabalho. Os mais comuns são se você já tem muitos outros trabalhos para fazer e não tem tempo ou largura de banda, ou se o projeto não é adequado ao seu conjunto de habilidades ou conhecimentos.
Como dizer não aos projetos quando você está muito ocupado
Ter muito trabalho para fazer é um motivo legítimo pelo qual você talvez não consiga assumir uma nova tarefa. Você pode dizer:
Agradeço por você ter pensado em mim para isso. Com minha carga de trabalho atual, não poderei assumir isso e entregar meus projetos existentes no prazo, portanto não poderei participar.
Você também pode se oferecer para reorganizar o trabalho do seu projeto existente se for seu chefe quem está entrando em contato e essa parece ser a melhor resposta:
Se você quiser que eu reorganize meu trabalho para fazer isso primeiro, isso significará que precisaremos ajustar o prazo para (outros projetos ou trabalhos).
Como dizer não quando você não é a pessoa certa para o trabalho
Às vezes surge uma tarefa que não é adequada para você e talvez também não seja uma área na qual você deseja crescer. Uma opção é:
Obrigado por pensar em mim. Receio que (projeto/tarefa) esteja fora da minha área de atuação. Ficarei feliz em colocar você em contato com outra pessoa que seja mais adequada para o trabalho.
A melhor maneira de enviar um e-mail de introdução
Enviei tantos e-mails de introdução ao longo da minha carreira – é uma alegria poder conectar duas pessoas que poderiam se beneficiar por se conhecerem.
A primeira regra a ter em mente ao enviar um e-mail de introdução é pedir permissão. Normalmente, a introdução apresenta uma pessoa que precisa de algo e você conhece alguém que pode ajudar. Antes de enviar o e-mail de introdução, obtenha permissão da pessoa para quem você gostaria de fazer a introdução. Aqui está um modelo:
Olá, X, recentemente estive conversando com meu (amigo/colega) que está (trabalhando/interessado em) (tópico). Pensei em você imediatamente porque (inclua por que eles são o melhor ponto de contato). Estaria tudo bem se eu apresentasse vocês dois por e-mail? Melhor, Nome
Eles podem nem sempre concordar, mas se concordarem, a melhor maneira de proceder é enviando um e-mail de introdução extremamente claro. Um dos melhores e-mails de introdução que já recebi foi do meu amigo Habbi, que mais tarde escreveu sobre como enviar o e-mail de introdução perfeito. Alguns de seus conselhos incluíam “Ao escrever o e-mail, não fale ‘com’ nenhuma das pessoas. Em vez de dizer ‘você’, basta usar o nome da pessoa.”
Aqui está seu modelo exato para enviar introduções por e-mail:
Apresente cada pessoa
Ao explicar quem é alguém, torne-o lisonjeiro e relevante. Fazendo isso em ambas as direções e com clareza, eles podem ir direto à tarefa em questão e não precisam tentar descobrir por que essa introdução foi feita.
– Declare seu relacionamento com cada pessoa
– 1-2 frases sobre a pessoa 1
– 1-2 frases sobre a pessoa 2
Indique o propósito da introdução
Se você fez bem o seu trabalho na primeira parte, o propósito deve parecer uma conclusão natural. Coloque todo o material relevante, como links/mais contexto, no e-mail, para que esteja lá para referência futura.
– Declare a intenção da introdução da forma mais clara possível “Este artista quer cobertura em sua publicação” “Vi que você está procurando um novo colega de quarto e meu amigo está se mudando para a cidade”
– Dê sua bênção, se quiser, algo como*”Espero que isso leve a algum lugar interessante””Estou animado para você se conectar nisso”
– Cancelar assinar
A regra final do Habbi é não fazer acompanhamento. Você envia o e-mail de introdução e seu trabalho está concluído.
7 frases simples para definir melhores limites
Uma última ferramenta essencial em nosso mundo de comunicação constante é estabelecer limites melhores. O professor da Wharton, Adam Grant, tem uma lista bem rápida de sete frases diferentes que podem funcionar para estabelecer limites em sua vida profissional/familiar. Aqui está a lista:
O adiamento: “Estou sobrecarregado agora, mas fique à vontade para acompanhar.”
A indicação: “Não estou qualificado para fazer o que você está pedindo, mas aqui está outra coisa.”
A introdução: “Isso não é da minha conta, mas conheço alguém que pode ser útil.”
The Bridge: “Vocês dois estão trabalhando em prol de objetivos comuns.”
A Triagem: “Conheça meu colega, que marcará um horário para conversar.”
The Batch: “Outros fizeram a mesma pergunta, então vamos conversar juntos.”
A Conta Relacional: “Se eu ajudasse você, estaria decepcionando os outros.”
Todas essas são maneiras simples e claras de estabelecer limites com as pessoas para quem você está enviando e-mails. Guarde-os para mais tarde, quando receber uma solicitação e precisar dizer não.
Para você
Em última análise, como tudo, o envio de e-mails fica melhor com a prática. Continue criando novos modelos para você mesmo e trabalhando para dizer não, e isso ficará cada vez mais fácil com o tempo.
Comente abaixo com seus modelos de e-mail favoritos e poderemos adicioná-los a esta lista. 😊
Feliz envio por e-mail!
